Algemene Voorwaarden

Definities:

  • Algemene Voorwaarden: Betekent het bepaalde in dit document.
  • Diensten: Betekent diensten als omschreven in de Overeenkomst.
  • Opdrachtgever: De natuurlijke of rechtspersoon met wie PayrollCity als opdrachtnemer een Overeenkomst aangaat.
  • PayrollCity: De onderneming PayrollCity, rechtsvorm: eenmanszaak, geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 32130653, mede handelend onder de handelsnamen Salarisadvies van Gaalen, Payroll Data Control, HR City en HR Data Control.
  • Overeenkomst: De overeenkomst tussen Opdrachtgever en PayrollCity met betrekking tot de levering van Diensten.
  • Offerte: Een voorstel vanuit PayrollCity met een omschrijving van de opdracht en bijbehorende tarieven.
  • Verwerkingsverantwoordelijke: De opdrachtgever.
  • Verwerker: PayrollCity.
  • Betrokkene: Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.
  • Datalek: Een inbreuk op de beveiliging, zoals bedoeld in artikel 4 lid 12 AVG, die per
  • ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens.
  • Persoonsgegevens: De Persoonsgegevens in de zin van AVG die Verwerker in opdracht en ten
  • behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt.
  • Verwerken of Verwerking: Een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

Artikel 1 Algemeen:

De Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle rechtsverhoudingen tussen Opdrachtgevers en PayrollCity, behoudens voor zover partijen schriftelijk anders zijn overeengekomen.

Artikel 2 Offertes

Offertes hebben een geldigheidsduur van 30 dagen, tenzij de Offerte anders vermeldt.

Artikel 3 Overeenkomsten:

  1. Een Overeenkomst bestaat uit een door PayrollCity en Opdrachtgever ondertekende Offerte of ander daartoe strekkend document en de eventuele daarbij behorende bijlagen, inclusief deze Algemene Voorwaarden. De algemene voorwaarden van Opdrachtgever zijn nooit van toepassing.
  2. De Overeenkomst treedt in de plaats van alle eerdere schriftelijke en mondelinge, impliciete en expliciete overeenkomsten met betrekking tot het onderwerp van de Overeenkomst. Wijzigingen in de Overeenkomst zijn uitsluitend geldig wanneer zij schriftelijk zijn overeengekomen, waaronder mede begrepen per e-mail of per fax.
  3. Een Overeenkomst komt tot stand op het moment dat de door PayrollCity en Opdrachtgever ondertekende Offerte (of ander daartoe strekkend document) door PayrollCity is ontvangen en heeft – voor zover van toepassing – terugwerkende kracht tot het moment waarop PayrollCity de werkzaamheden heeft aangevangen.
  4. Partijen zijn onafhankelijke contractspartijen. PayrollCity kan uitsluitend als vertegenwoordiger van Opdrachtgever optreden op grond van een door beide partijen ondertekende, schriftelijke volmacht.
  5. Als de Overeenkomst met de Opdrachtgever is aangegaan met het oog op uitvoering door een bepaalde persoon, zal PayrollCity steeds gerechtigd zijn – in afwijking van art. 7:404 Burgerlijk Wetboek – de werkzaamheden te laten uitvoeren door één of meer andere personen in dienst van PayrollCity met vergelijkbare kwalificaties, dan wel door derden met vergelijkbare kwalificaties. PayrollCity blijft richting Opdrachtgever verantwoordelijk voor alle Diensten uit hoofde van de Overeenkomst.
  6. Wanneer Opdrachtgever en de materieel belanghebbende bij de uitvoering van de Overeenkomst twee verschillende natuurlijke of rechtspersonen zijn, garandeert Opdrachtgever dat de (andere) materieel belanghebbende(n) onverkort instemt (instemmen) met het bepaalde in de Overeenkomst. Opdrachtgever vrijwaart PayrollCity van alle schade voortvloeiend uit schending van deze garantie.

Artikel 4 Verplichtingen van Opdrachtgever:

  1. Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het vaststellen dat de aard en de omvang van de Diensten in overeenstemming zijn met diens behoefte.
  2. Opdrachtgever moet medewerking verlenen aan de uitvoering van de Overeenkomst door PayrollCity. Deze medewerking houdt onder meer in dat Opdrachtgever tijdig de benodigde gegevens en informatie verstrekt. Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor de werkzaamheden van zijn medewerkers en gemachtigden, en voor een tijdige en rechtmatige verstrekking van juiste, volledige informatie en gegevens door of namens Opdrachtgever aan PayrollCity. Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen, mag PayrollCity zonder nader onderzoek of nadere controle ervan uitgaan dat de door Opdrachtgever verstrekte informatie en gegevens juist, volledig en rechtmatig zijn en dat PayrollCity daarvan gebruik mag maken.
  3. Bij het verstrekken van persoonsgegevens door Opdrachtgever of derden aan PayrollCity in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst door PayrollCity, staat Opdrachtgever in voor de naleving van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens en de persoonlijke levenssfeer.
  4. PayrollCity is gerechtigd Opdrachtgever toegangs- of identificatiecodes toe te wijzen. PayrollCity is gerechtigd toegewezen toegangs- of identificatiecodes te wijzigen. Opdrachtgever behandelt de toegangs- en identificatiecodes vertrouwelijk en met zorg en maakt deze slechts aan geautoriseerde personeelsleden kenbaar. PayrollCity is niet aansprakelijk voor schade of kosten die het gevolg zijn van gebruik of misbruik van toegangs- of identificatiecodes.
  5. Opdrachtgever dient bij de Belastingdienst aangemeld te zijn als werkgever.
  6. Wanneer medewerkers van PayrollCity werk verrichten op de locatie van Opdrachtgever biedt Opdrachtgever de juiste benodigdheden om de opdracht goed uit te kunnen voeren (I) een werkplek met werkende en up to date pc, (II) extra, voor de opdracht benodigde, apparatuur, (III) stoel met ergonomische zithouding, (IV) mogelijkheid tot gebruik van alle andere kantoorfaciliteiten.

Artikel 5 Verplichtingen van PayrollCity:

  1. PayrollCity zal zich in redelijkheid inspannen om de Diensten conform de in de Overeenkomst vermelde planning te verrichten.
  2. Voor zover een bepaalde wet- of regelgeving, een toezichtskader of een gedragscode van toepassing zijn voor de professionals die op grond van de Overeenkomst werkzaamheden verrichten, verklaart Opdrachtgever de daaruit voor PayrollCity voortvloeiende verplichtingen volledig te zullen respecteren.

Artikel 6 Honorarium:

  1. PayrollCity heeft recht op de vergoeding conform de Overeenkomst.
  2. Wanneer lonen en/of prijzen een wijziging ondergaan na de totstandkoming van de Overeenkomst, maar voordat de Diensten geheel zijn afgerond, is PayrollCity gerechtigd overeengekomen tarieven dienovereenkomstig aan te passen, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.
  3. PayrollCity is gerechtigd aan het begin van ieder kalenderjaar de tarieven op basis van inflatiecijfers en huidig prijspeil van kosten de tarieven te indexeren. Deze nieuwe tarieven worden binnen een maand bekendgemaakt via de Tariefkaart.
  4. Tenzij anders overeengekomen, factureert PayrollCity maandelijks achteraf. Betalingen moeten binnen de termijn van 14 dagen na factuurdatum zijn voldaan.
  5. Alle prijzen zijn in euro’s, exclusief btw. en andere heffingen van overheidswege en eventueel in het kader van de Overeenkomst te maken kosten zoals reis- en andere (on)kosten waaronder begrepen maar niet beperkt tot declaraties van ingeschakelde derden. Voormelde kosten komen voor rekening van Opdrachtgever.
  6. PayrollCity is gerechtigd van Opdrachtgever te verlangen dat deze (aanvullende) zekerheid stelt in een door PayrollCity te bepalen vorm en/of wanneer Opdrachtgever nalaat de verlangde zekerheid te stellen, is PayrollCity gerechtigd, onverminderd haar overige rechten, de uitvoering van de Overeenkomst onmiddellijk op te schorten en is alles wat Opdrachtgever aan PayrollCity verschuldigd is, direct opeisbaar.
  7. PayrollCity is altijd gerechtigd van de Opdrachtgever de betaling van een voorschot te verlangen. Als PayrollCity een voorschot in rekening brengt, kan het zijn dat PayrollCity pas van start gaat zodra PayrollCity het voorschotbedrag van de Opdrachtgever heeft ontvangen. Een ontvangen voorschot wordt verrekend met de (tussentijdse) declaraties

Artikel 7 Looptijd Overeenkomst:

  1. De Overeenkomst heeft een looptijd zoals die uit de Overeenkomst blijkt. Als dit niet contractueel is vastgelegd heeft de Overeenkomst een looptijd van twaalf maanden en wordt deze steeds stilzwijgend verlengd met twaalf maanden. Opzegging van de overeenkomst is uitsluitend mogelijk schriftelijk tegen het einde van de dan lopende periode en met inachtneming van een opzegtermijn van 2 maanden.
  2. Wanneer een partij een uit de Overeenkomst voortvloeiende wezenlijke verbintenis niet of niet geheel nakomt, en ook na een schriftelijke ingebrekestelling met daarin opgenomen een redelijke termijn van maximaal 30 dagen nog steeds te kort schiet, kan de andere partij de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden door middel van een schriftelijke verklaring.
  3. De Overeenkomst kan onmiddellijk schriftelijk door ieder der partijen worden beëindigd indien de andere partij (I) surseance van betaling of faillissement heeft aangevraagd, (II) failliet is verklaard, (III) het vrije beheer over een aanmerkelijk deel van haar vermogen verliest.

Artikel 8 Eigendom en intellectuele eigendomsrechten:

Voor zover PayrollCity haar (intellectueel) eigendom aanwendt in verband met het uitvoeren van de Diensten, waaronder auteursrechten, dan blijft deze het (intellectueel) eigendom van PayrollCity en verkrijgt de Opdrachtgever geen enkel recht daarop, behoudens het verleende gebruiksrecht.

Artikel 9 Aansprakelijkheid:

  1. PayrollCity is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard dan ook, ontstaan doordat PayrollCity is uitgegaan van door of namens Opdrachtgever verstrekte gegevens.
  2. Als PayrollCity aansprakelijk mocht zijn voor enigerlei schade, dan is de aansprakelijkheid van PayrollCity beperkt tot maximaal het declaratiebedrag, althans tot dat gedeelte van het bedrag waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft.
  3. De aansprakelijkheid van PayrollCity is in alle gevallen steeds beperkt tot het bedrag van de uitkering van zijn/haar verzekeraar in voorkomend geval.
  4. PayrollCity is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade.
  5. Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan de redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade, voor zover de vaststelling betrekking heeft op schade in de zin van deze voorwaarden, de eventuele redelijke kosten gemaakt om de gebrekkige prestatie van PayrollCity aan de overeenkomst te laten beantwoorden, voor zoveel deze aan PayrollCity toegerekend kunnen worden en redelijke kosten, gemaakt ter voorkoming of beperking van schade, voor zover Opdrachtgever aantoont dat deze kosten hebben geleid tot beperking van directe schade als bedoeld in deze algemene voorwaarden.
  6. PayrollCity is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, schade van werknemers van Opdrachtgever, reputatieschade, interne uren van Opdrachtgever, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie.
  7. De in dit artikel opgenomen beperkingen van de aansprakelijkheid gelden niet indien de schade te wijten is aan opzet of grove schuld van PayrollCity of zijn/haar leidinggevenden of ondergeschikten.

Artikel 10 Overmacht:

Geen van de partijen is aansprakelijk voor niet-nakoming of niet-tijdige nakoming van hun verplichtingen, wanneer dit direct of indirect het gevolg is van omstandigheden of oorzaken die buiten hun redelijke invloedssfeer zijn gelegen.

Artikel 11 Vervaltermijn:

Claims van Opdrachtgever met betrekking tot de Overeenkomst of de Diensten vervallen twee jaar nadat zij ingevolge de toepasselijke wet- of regelgeving zijn ontstaan.

Artikel 12 Geheimhouding:

  1. Opdrachtgever en PayrollCity verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst van elkaar of uit andere bron hebben verkregen. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is gemeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie.
  2. De geheimhoudingsplicht geldt niet ten aanzien van informatie:
  3. die openbaar en/of bekend is zonder dat deze openbaarmaking een gevolg is van ongeoorloofde daad van de openbaar makende partij; of
  4. waarvan vrijgave is vereist op grond van enige bepaling van wet- of regelgeving, een verzoek van een toezichthouder, of in het kader van een gerechtelijke procedure. Dit waar redelijkerwijs mogelijk op voorwaarde van voorafgaande schriftelijke kennisgeving aan de andere partij en afstemming te goeder trouw over de inhoud van de vrijgave.
  5. Opdrachtgever en PayrollCity zullen hun verplichtingen op grond van dit artikel opleggen aan eventueel door hen in te schakelen derden.

Artikel 13 Verwerking persoonsgegevens en privacy

  1. Verwerker zal ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens Verwerken in overeenstemming met de bepalingen in dit artikel. De Verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker zal voldoen aan alle toepasselijke wet- en regelgeving ter zake van de bescherming van Persoonsgegevens in verband met het Verwerken van Persoonsgegevens. Verwerker zal de Persoonsgegevens uitsluitend Verwerken in overeenstemming met de schriftelijke Verwerkingsinstructies die door Verwerkingsverantwoordelijke zijn bekendgemaakt dan wel in overeenstemming met de verplichtingen voortvloeiend uit de Overeenkomst, waaronder begrepen voor het gebruiken van (geaggregeerde en geanonimiseerde) gegevens voor haar facturatie en het doen van statistisch onderzoek naar (de kwaliteit van) haar dienstverlening. Het is Verwerker nadrukkelijk verboden om andere Verwerkingen te verrichten.
  2. Indien de Verwerker van mening is dat een Verwerkingsinstructie van Verwerkingsverantwoordelijke een inbreuk oplevert op de AVG of andere toepasselijke implementatiewetgeving van de AVG, dan stelt zij de Verwerkingsverantwoordelijke hiervan onmiddellijk in kennis. Verwerker zal alleen Persoonsgegevens Verwerken in landen die conform de AVG een passend beschermingsniveau waarborgen. Verwerker zal op geen enkele wijze Persoonsgegevens doorgeven buiten dergelijke landen anders dan met de voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de Verwerkingsverantwoordelijke.
  3. Bij het uitvoeren van de salarisadministratie verwerkt de Verwerker Persoonsgegevens van Betrokkenen. De grondslag voor deze Verwerking is de uitvoering van de overeenkomst tussen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker. Afhankelijk van de door Verwerkingsverantwoordelijke gebruikte diensten kunnen de volgende (soort) Persoonsgegevens worden verwerkt:
    • Naam-, Adres- Woonplaatsgegevens
    • Contactgegevens (o.a. telefoonnummers en mailadressen)
    • Familiesamenstelling
    • Toegangs- en identificatiegegevens
    • Burgerservicenummers en geboortedata
    • Bankrekeningnummers
    • Aanstellings- en contractgegevens
    • Belonings-, uitkerings- en/of pensioengegevens
    • Beroeps- en dienstverbandgegevens
    • Opleidingsgegevens
    • Functioneringsgegevens
    • Verlof- en verzuimgegevens
    • In-, door- en uitstroommutaties
      • Naast de bovengenoemde Persoonsgegevens heeft de Verwerkingsverantwoordelijke de mogelijkheid in het kader van de dienstverlening, aanvullende Persoonsgegevens te registreren. De Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt of hiervoor een grondslag bestaat. Een mogelijke grondslag is verleende toestemming, informatie die noodzakelijk is voor het uitvoeren van een overeenkomst, het nakomen van een wettelijke verplichting, het beschermen van vitale belangen, het vervullen van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag, of het behartigen van gerechtvaardigde belangen.
  4. Rekening houdend met de aard van de Verwerking en de hem ter beschikking staande informatie zal de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke bijstand verlenen bij het doen nakomen van de verplichtingen uit hoofde van de artikelen 32 tot en met 36 van de AVG. Indien deze bijstand verder gaat dan wat wettelijk of redelijkerwijs van de Verwerker mag worden verwacht, zullen partijen van tevoren en schriftelijk (waaronder begrepen per e-mail) bepalen welk (uur)tarief de Verwerker zal hanteren voor de te bieden bijstand.
  5. Verwerker is alleen bevoegd om de Persoonsgegevens op enige wijze door Subverwerkers te laten Verwerken, als dit in de Overeenkomst is opgenomen of met de voorafgaande schriftelijke goedkeuring van Verwerkingsverantwoordelijke. Niettegenstaande bovenstaande geeft Verwerkingsverantwoordelijke haar algemene toestemming voor het inschakelen van Subverwerkers door Verwerker aangaande genoemde diensten. In het geval van een beoogde verandering inzake de toevoeging of vervanging van andere Subverwerkers dan waarvoor de Verwerkingsverantwoordelijke een algemene toestemming geeft, licht Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke hierover vooraf in, waarbij de Verwerkingsverantwoordelijke de mogelijkheid wordt geboden om tegen deze verandering bezwaar te maken. Dit bezwaar moet worden gemaakt binnen 4 weken nadat de Verwerkingsverantwoordelijke hierover is geïnformeerd. Het is de Verwerkingsverantwoordelijke toegestaan bezwaar te maken op redelijke gronden, waarbij de volgende omstandigheden in ieder geval, doch niet limitatief, geacht worden redelijke gronden te zijn:
    1. de beoogde andere subverwerker zal Persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte Verwerken, is niet gebonden aan bindende bedrijfsvoorschriften voor Verwerkers, niet gecertificeerd op basis van de EU-US Privacy Shield, en is niet bereid akkoord te gaan met standaardbepalingen inzake gegevensbescherming die conform artikel 46 AVG zijn vastgesteld;
    2. de Verwerkingsverantwoordelijke kan aantonen dat het onwaarschijnlijk is dat de beoogde andere subverwerker zal kunnen voldoen aan de verplichtingen voortvloeiend uit deze Verwerkersovereenkomst; of
    3. de Verwerkingsverantwoordelijke kan aantonen dat het aannemelijk is dat het inschakelen of de vervanging van de beoogde andere subverwerker een onredelijk risico inhoudt voor de bescherming van Persoonsgegevens.
  6. de beoogde andere subverwerker zal Persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte Verwerken, is niet gebonden aan bindende bedrijfsvoorschriften voor Verwerkers, niet gecertificeerd op basis van de EU-US Privacy Shield, en is niet bereid akkoord te gaan met standaardbepalingen inzake gegevensbescherming die conform artikel 46 AVG zijn vastgesteld;
  7. de Verwerkingsverantwoordelijke kan aantonen dat het onwaarschijnlijk is dat de beoogde andere subverwerker zal kunnen voldoen aan de verplichtingen voortvloeiend uit deze Verwerkersovereenkomst; of
  8. de Verwerkingsverantwoordelijke kan aantonen dat het aannemelijk is dat het inschakelen of de vervanging van de beoogde andere subverwerker een onredelijk risico inhoudt voor de bescherming van Persoonsgegevens.
  9. In het geval de Verwerkingsverantwoordelijke tijdig en op redelijke gronden bezwaar maakt tegen het inschakelen of de vervanging van de beoogde andere subverwerker, dan is het de Verwerker toegestaan om binnen een redelijke termijn een alternatief te bieden om de relevante dienst voort te zetten. Indien dat alternatief redelijkerwijs niet acceptabel is voor de Verwerkingsverantwoordelijke, of indien de Verwerker geen alternatief biedt, dan is het haar toegestaan om die relevante dienst op te zeggen, die niet zonder het inschakelen of de vervanging van de beoogde andere subverwerker kan worden verleend. Verwerker is verantwoordelijk en aansprakelijk voor door haar ingeschakelde Subverwerkers in de nakoming van diens verplichtingen ten aanzien van de Verwerking van Persoonsgegevens. De Verwerker moet in ieder geval die voorwaarden verbinden aan deze inschakelingen die equivalent zijn aan de voorwaarden onder deze Verwerkersovereenkomst.
  10. Op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke steeds onmiddellijk toegang verlenen tot de Persoonsgegevens. Ook zal Verwerker binnen twee (2) weken na verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke (I) een kopie aan Verwerkingsverantwoordelijke verstrekken van alle Persoonsgegevens dan wel Persoonsgegevens betreffende een bepaalde persoon die in zijn bezit of beheer zijn alsmede een kopie van alle documenten waarin deze Persoonsgegevens zijn opgenomen en een overzicht van alle systemen waarin deze Persoonsgegevens zijn opgenomen en alle overige Verwerkingen van deze Persoonsgegevens die door Verwerker worden uitgevoerd in zodanig format als Verwerkingsverantwoordelijke redelijkerwijs verzoekt, tenzij Verwerkingsverantwoordelijke deze informatie zelf reeds in haar bezit heeft, (II) bepaalde Persoonsgegevens verwijderen, blokkeren of corrigeren conform aanwijzingen van Verwerkingsverantwoordelijke, of (III) vastleggen dat aan bepaalde verzoeken tot verwijdering, blokkering of correctie geen gevolg wordt gegeven en de redenen hiervan.
  11. Indien Verwerker zelf verzoeken (zoals verzoeken om inzage, rectificatie, gegevenswissing of beperking van de Verwerking van Persoonsgegevens) ontvangt van Betrokkenen, zal Verwerker deze onverwijld aan Verwerkingsverantwoordelijke doorsturen. Voor zover Verwerkingsverantwoordelijke deze informatie zelf niet in haar bezit heeft, zal Verwerker binnen twee (2) weken na ontvangst van het verzoek om inzage van Persoonsgegevens een kopie aan Verwerkingsverantwoordelijke verstrekken van alle Persoonsgegevens betreffende deze Betrokkene die in zijn bezit of beheer zijn alsmede een kopie van alle documenten en een overzicht van alle systemen waarin deze Persoonsgegevens zijn opgenomen en alle overige Verwerkingen van deze Persoonsgegevens die door Verwerker worden uitgevoerd. Verwerker zal de bedoelde handelingen verrichten binnen de aangegeven termijn dan wel enige andere termijn die Verwerkingsverantwoordelijke in afwijking hiervan in redelijkheid heeft vastgesteld.
  12. Verwerker stelt Verwerkingsverantwoordelijke onverwijld in kennis indien een daartoe bevoegde instantie een juridische bindend verzoek om verstrekking van de Persoonsgegevens heeft gedaan, tenzij het de Verwerker omwille van gewichtige redenen van algemeen belang niet is toegestaan Verwerkingsverantwoordelijke hiervan in kennis te stellen, zoals in het geval van een strafrechtelijk gebod om de vertrouwelijkheid van een rechtshandhavingsonderzoek te bewaren.
  13. Verwerker zal conform artikel 32 AVG passende technische en organisatorische maatregelen nemen teneinde de Persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies of onrechtmatige verstrekking of andere onrechtmatige Verwerking, waaronder onnodige verzameling en verdere Verwerking van Persoonsgegevens. De Verwerker zal ervoor zorgen dat alleen de door haar gemachtigde personen die nodig zijn om de persoonsgegeven te Verwerken, toegang zullen hebben tot de Persoonsgegevens. De Verwerker zal deze personen adequaat instrueren, en ervoor zorgen dat zij vertrouwelijkheid in acht nemen en bekend zijn met de verantwoordelijkheden en verplichtingen uit hoofde van de AVG.
  14. Verwerker heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om te waarborgen en te kunnen aantonen dat de Verwerking van Persoonsgegevens wordt uitgevoerd in overeenstemming met de AVG. Verwerker beheerst haar processen door middel van beheersmaatregelen die gericht zijn op de invoer van Persoonsgegevens, het doorvoeren van mutaties c.q. het Verwerken van Persoonsgegevens en de uitvoer van Persoonsgegevens.
  15. De Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om audits uit te voeren onder de voorwaarden zoals gesteld in dit artikel. Indien de Verwerkingsverantwoordelijke een verzoek tot het verrichten van een audit doet conform de voorwaarden van dit artikel, zal de Verwerker die locaties voor een audit ter beschikking stellen waar Persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerker biedt alle medewerking en informatie die de Verwerkingsverantwoordelijke redelijkerwijs nodig heeft voor de audit. Een dergelijke audit zal worden uitgevoerd door een onafhankelijke derde partij, welke partij door de Verwerkingsverantwoordelijke wordt geselecteerd, in overleg met de Verwerker. Deze partij zal ten minste gekwalificeerd zijn als (IT-)auditor en ten minste geaccrediteerd zijn als Register Controller, Register Accountant of Register EDP-auditor. De (interne en externe) kosten van een audit zijn voor rekening van de Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij uit de audit blijkt dat de Verwerker wezenlijk tekortkomt of te kort is gekomen in de nakoming van haar verplichtingen opgenomen in deze Verwerkersovereenkomst. Vóór aanvang van een audit zullen partijen met elkaar overeenkomen wat de scope, planning en de duur van de audit zal zijn, en eveneens bepalen wat het uurtarief van Verwerker en haar Subverwerkers zal zijn voor de geboden ondersteuning. Het is de Verwerkingsverantwoordelijke niet toegestaan een audit op locatie te verzoeken wanneer Verwerker een recent intern of extern auditrapport kan overleggen dat toeziet op dezelfde locaties waarvoor de Verwerkingsverantwoordelijke een audit verzoekt, tenzij de Verwerkingsverantwoordelijke aantoont dat een dergelijk intern of extern auditrapport niet voldoet aan de vereisten van de AVG.
  16. Indien zich een Datalek voordoet ten aanzien van Persoonsgegevens die de Verwerker of de door haar ingeschakelde Subverwerkers verwerkt, dan stelt de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging, en in ieder geval binnen 36 uur, na kennisneming daarvan op de hoogte. De Verwerker voorziet de Verwerkingsverantwoordelijke daarbij van alle, redelijkerwijs benodigde, informatie waaronder in ieder geval begrepen de informatie als bedoeld in artikel 33 lid 3 AVG, om de Verwerkingsverantwoordelijke in staat te stellen zulks – indien vereist op grond van artikel 33 en 34 AVG – tijdig, juist en volledig te melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en de relevante Betrokkenen. Bij het aanleveren van de informatie zoals bedoeld in artikel 6.1 levert de Verwerker de informatie aan zoals deze door de Autoriteit Persoonsgegevens wordt opgevraagd middels de door haar vastgestelde standaardformulieren. Indien zich na de melding aan de Verwerkingsverantwoordelijke, als bedoeld in artikel 6.1, eventuele nieuwe, relevante ontwikkelingen voordoen, waaronder begrepen de maatregelen die de Verwerker (waaronder begrepen: Subverwerkers) treft om aan zijn kant de gevolgen van het incident te beperken en herhaling te voorkomen, dan stelt Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke daarvan onverwijld op de hoogte. Indien Persoonsgegevens door een Datalek beschadigd of anderszins onbruikbaar zijn geworden, dan zal Verwerker zich met subverwerker inspannen om die onverwijld en kosteloos te herstellen op basis van de gehanteerde backup en/of disaster recovery-procedures.
  17. Na afloop of tussentijdse beëindiging van de Verwerkersovereenkomst zal Verwerker alle Persoonsgegevens binnen een redelijke termijn terug overdragen aan Verwerkingsverantwoordelijke en/of op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke vernietigen of verwijderen, inclusief alle (kopieën van) elektronisch vastgelegde Persoonsgegevens en schriftelijk bevestigen aan Verwerkingsverantwoordelijke dat alle Persoonsgegevens terug aan haar zijn overgedragen dan wel zijn vernietigd of verwijderd. Indien op Verwerker de wettelijke plicht rust om te blijven Verwerken, dan zal zij aan het verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke voldoen voor zover zulks is toegestaan op grond van toepasselijke wet- en regelgeving.

Artikel 14 Verspreiding van communicaties of deliverables aan Opdrachtgever:

PayrollCity bepaalt naar eigen inzicht of deliverables, communicaties aan Opdrachtgever of overige documenten geschikt zijn voor vrijgave aan Opdrachtgever of overige ontvangers. Ingeval PayrollCity van mening is dat een bepaalde deliverable of communicatie aan Opdrachtgever niet voor vrijgave geschikt is, zal PayrollCity – op schriftelijk verzoek van Opdrachtgever – zo spoedig mogelijk zorgen voor een bewerkte, voor vrijgave geschikte deliverable of communicatie aan Opdrachtgever.

Artikel 15 Vrijwaring:

  1. Opdrachtgever vrijwaart PayrollCity voor mogelijke aanspraken van derden, die in verband met de uitvoering van de Overeenkomst schade lijden en waarvan de oorzaak aan anderen dan aan PayrollCity toerekenbaar is.
  2. Opdrachtgever is gehouden om PayrollCity zowel in als buiten rechte bij te staan wanneer PayrollCity wordt aangesproken op grond van het eerste lid van dit artikel en onverwijld al hetgeen te doen dat van haar/hem in dat geval verwacht mag worden. Wanneer Opdrachtgever in gebreke blijft in het nemen van adequate maatregelen, dan is PayrollCity, zonder ingebrekestelling, gerechtigd zelf daartoe over te gaan. Alle kosten en schade aan de zijde van PayrollCity en derden daardoor ontstaan, komen integraal voor rekening en risico van Opdrachtgever.

Artikel 16 Toepasselijk recht:

  1. Op alle Overeenkomsten tussen PayrollCity en Opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
  2. De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag wordt uitgesloten.
  3. Geschillen tussen partijen zullen in eerst instantie worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in de vestigingsplaats van PayrollCity, tenzij de wet dwingend anders voorschrijft.

Artikel 17 Elektronische communicatie:

  1. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, mogen partijen ervan uitgaan dat verzending van correct geadresseerde e-mails en voicemailberichten ongeacht of deze vertrouwelijke informatie of stukken bevatten die op de Overeenkomst betrekking hebben, over en weer worden aanvaard. Hetzelfde geldt voor andere door de andere partij gebruikte of aanvaarde communicatiemiddelen.
  2. Partijen beseffen dat internet onveilig is en dat gegevens beschadigd kunnen worden en dat berichten niet altijd meteen of helemaal niet worden bezorgd. Partijen dienen ieder hun eigen systemen en belangen te beschermen en aanvaarden, voor zover wettelijk is toegestaan, jegens de ander geen enkele verantwoordelijkheid uit welken hoofde dan ook voor verlies, schade of omissies die op welke wijze ook voortvloeien uit het gebruik van internet of uit het gebruik van de netwerken, applicaties, elektronische gegevens of overige systemen van Opdrachtgever door PayrollCity.

Artikel 18 Applicatie

  1. Opdrachtgever draagt het risico van de selectie, het (juiste) gebruik, de juiste toepassing en het juiste beheer, waaronder controle van de instellingen, in zijn organisatie van de door PayrollCity verstrekte applicatie. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de (controle van de) juistheid van de gegevens die met gebruikmaking van een door PayrollCity verleende Diensten worden verwerkt en de wijze waarop de resultaten van de Diensten worden ingezet. Opdrachtgever is tevens verantwoordelijk voor de instructie aan en het gebruik door gebruikers, ongeacht of deze gebruikers in een gezagsverhouding tot Opdrachtgever staan.
  2. PayrollCity is te allen tijde gerechtigd de minimum systeemvereisten te wijzigen. In dat geval zal dat aan Opdrachtgever van te voren worden meegedeeld.
  3. PayrollCity kan de Diensten geheel of gedeeltelijk buiten gebruik stellen voor preventief, correctief of adaptief onderhoud aan de applicatie. De buitengebruikstelling zal niet langer duren dan noodzakelijk en, waar mogelijk, buiten kantooruren plaatsvinden.

Artikel 19 Wijziging

Deze algemene voorwaarden kunnen eenzijdig door PayrollCity worden aangepast. Dit gebeurt maximaal eens per jaar. Bij een wijziging in de algemene voorwaarden zal PayrollCity Opdrachtgever informeren minimaal vier weken voor het ingaan van de nieuwe voorwaarden. Deze kennisgeving vindt plaats per e-mail of elektronische nieuwsbrief. In de kennisgeving wordt in grote lijnen aangegeven waar de wijzigingen betrekking op hebben.

U heeft het recht binnen vier weken na kennisgeving schriftelijk bezwaar te maken tegen de gewijzigde voorwaarden. Indien geen overeenstemming over de algemene voorwaarden kan worden bereikt kunt u de Overeenkomst opzeggen met inachtneming van een opzeggingstermijn als overeengekomen in de Overeenkomst.